計画のないイベントや講演会運営はあり得ないし、
内部で混乱してしまい、
お客様の満足度と同時にスタッフの不評を買う。
逆に計画を用意することで、準備などスムーズに運ぶ上に、
それぞれの動きも見えるし、終わりまで動きが取りやすい。
＜どうして計画を作るのか？＞
そんな中私も、
セミナーや講演会スタッフに何度も参加したり、
小さいセミナーの主催も行なった。
「段取り八分」と言われるが、経験から言えることとして、
実施計画があることで、
スタッフの混乱は回避されるからである。
もし、あなたが主催が初めてというなら、
この記事を参考にしてほしい。
＊ただし、
講演会、イベントなど内容によって大きく異なるので、
下記項目から必要な事項を取って使っても良いが、
赤文字は必須で用意すること。
黒文字は実情に応じて加えれば良い。
（特に「30名以上の講演会」「人数問わず物品を使うイベント」は
持っておくとずっと良い）
あと、内容については、まずは大雑把でいい。
後々必要に応じて、当日までに加筆すればいい。
逆に何もないと、当日忘れ物したなどで混乱するので、
思いついたら確実に入れておくことを勧める。
＜計画を用意することで得られる６つのメリット＞
・用意した物品のロスト回避
・スタッフの動きの見える化により、使いやすくなる
・スタッフ初めての人でも、何をすればいいのかがわかるようになる
・当日の忘れ物回避
・イレギュラー事項が減る
・片付け時に余計な作業が減る
＜計画作成の際に必要なこと＞
・目的 ： イベントの目的、ゴール
・開催日 ： 年月日、時間
・場所 ： 開催場所、アクセス
どんなイベントでも、この３つは絶対に必要です。
これ以外に必要な項目は次のとおり。
・何を準備する？
物品、消耗品、資材一覧表
一覧表作成の際、
数量
準備方法（「誰かが持ってくる」「会場で借りる」など）
返却の有無（特に会場施設内含み、レンタルする物品）
・オペレーティング組織
組織図（指揮系統） ＊規模による
責任者
副責任者 ＊規模による
セクションリーダー ＊規模による
担当者
あと、それぞれの業務内容
・タイムライン
担当セクションごとの動き ＊規模による
準備から片付け終了までの流れを明記
・危険予測 (安全管理)
想定されるリスクをリスト化
この際、主催者側で可能な対応方法も明記
（会場側で行う対応もあるので、重複しないこと）
・お客様の動線確認
イベント規模によるが、
最低でも会場内の「お手洗い場所」の確認と動線は抑えよう
場合によっては平面図を用意すること
・会場撤収方法、ゴミの処理、物品の事前搬入、搬出
可否など会場によって異なるので必ず事前に確認すること
（宅急便などが必要な際は、そっちの調整も行うこと）
・費用
入金、出費見積 ＊規模による
意外と書くことが多いように思えるが、
先述したとおり、30名規模以上での講演会や、
物品を使う（販売含む）イベントでは、
特に事前準備が必要である。
そのため、当日スムーズに事が運べるように、
計画を作っておき、無事なイベント成功を祈念します。
