管理人のいない貸会議室は、自己責任で借りることになるが、
事前に情報を知らないまま借りると痛い目にあう！
なので、必ず一度下見することを勧める。
特に、ある程度の人数で運営するセミナーはこれがあると、かなりラクである。
先日、ある依頼により、ある会議室を下見した。
そんな中、事前に調べておいたほうがいいポイントをいくつか列記する。
ただし、これから書くことは、
あくまでも一般の「管理人がいない貸会議室」の場合です。
管理人がいる場合は、
下見の際立会などしたり、サポートを直接受けることを勧める。
全体的なこと
基本「明るさ」「清潔感が感じられる」こと。
これだけで第一印象が変わるのは言うまでもない。
あと、インターネット上（以降「ネット上」とする）の写真では
内装のレイアウトなど情報不足していることが多い。
口コミについても、具体性を感じる内容は知っておくことで、
特に下見の際は、実地検証することが可能である。
下見に行く前に必ず用意するもの
・カメラ（スマホのカメラでも可能）
・メジャー
・筆記用具と紙（レイアウトなど書く）
は最低限用意していくこと。
ドローンで360度撮影できるとなお良いが、これは持っている人限定で。
見ておいた方がいいポイント11個
1.広さ
今ではネット上に写真や面積など書いているが、
実際に調べ実測（メジャーなど使って）した方がずっといい。
あと、窓の場所や入口（開き方含）の場所も把握しておくべきである。
これによって、見えない部分（特に躯体（くたい）など）もわかり、
レイアウトが考えやすくなる。
他に、プロジェクター設置などが絡むと、必然的に定員数が減少するので、
先に知っておく。
2.机、イス
定員数や机、イスの数はネット上に載っているが、
もしかすると、使える予備イスや机が隠れているかもしれない。
見つけた際は、それらも参考にするべき。
あと、縦横の間隔が広い方が、お客様側はラクに過ごせるので、
現状のままで一度座ってみることをオススメする。
3.お手洗い
個数はもちろん、どんな仕様か？
換気扇が機能しているかどうかも、臭い対策で意外と大きいポイント。
あと、トイレットペーパーの予備の場所も含んで確認を。
（女性は結構重視しているそうです！）
4.電源コンセントの場所、延長コードの有無
特にパソコンやプロジェクターなど、
電源を使う場合は、場所を知っておくことで、計画的な設置が可能になり、
ムダなコードを省くことが可能。
また延長コードがある際は場所の把握、ない場合は代替策が必要
5.エアコンの場所、操作盤の場所
１箇所だけだと、基本センターにあるが、
２箇所以上になると、場所を知っておくことが重要。
どうしてもエアコンの風が集中しやすい場所などもあるので、知っておく。
あと、操作盤（リモコン）もどこにあるのかも知っておくと、
当日「どこにあったっけ？」と、あたふたせずに済む。
6.Wi-fi対応の可否
最近の貸会議室はWi-fiが標準装備というところが多い。
なので、SSIDとパスワードは知っておこう。
特に、参加者もネットを使う際は、事前に準備させることが可能である。
7.プロジェクター、スクリーンの有無
プロジェクターがあって、使う際は事前に調べてみるのがオススメ
しかし、別途有料という場合もあるので、当日の早いうちに調べるか、
持ち込みという手段も考えるべきである。
また、パソコンに繋げるRGBケーブルなどがあるかどうかも調べておく。
あと、プロジェクター用のテーブルがあるかどうか知っておくのもいいかと。
スクリーンについては、ある場合は一度開いて確認すること。
ない会場の場合は、代替手段を考える必要がある。
8.ホワイトボード
大きさはもちろんだが、あと大切なのがホワイトボードマーカーの予備である。
結構多いのがマーカーのインク切れというパターン。
これは予備のある場所を知っておくだけで十分である。
9.窓、遮光対策
窓の有無はともかく、部屋自体の方角を知っておく
あと、窓の向き次第で日光の入り方が大きく変わるので、
ブラインドやカーテンなど、遮光対策があるかどうかが大きなポイント。
10.音響設備
一般の安い貸会議室では基本音響設備を用意しているところは少ないが、
もし使う際は、これも「どんな感じで使えるのか」知っておくことが重要。
11.ゴミ関係
ほとんどの場合、持ち帰り基本と思った方がいいが、
借りるところに確認すること。
以上、１１個のポイントを書いたが、
特に管理人がいない無人の会議室を借りる際は、基本借りる側の責任になる。
本当に使う当日に、不測事態で痛い目に遭う前に先に情報を知っておくだけで、
対策もでき、当日スムーズな対応がしやすくなるので、ぜひ参考にしていただきたい。
