講演会っていつから準備すればいいの？ - テキトーヨシダのブログ（テキトーヨシダ氏の秘書が作成）

私は多くのセミナーや講演会など
スタッフとして関わっている。

そんな中、よくある質問

大規模な講演会やセミナーは
いつから準備すればいいの？

これについて、先に大きなタスクから
企画内容作成、講師選定、場所選定、
集客、準備、開催当日
という流れである。
＊ここでは細かい部分は略する

本題の「いつから準備？」についてだが、
「最低半年以上前から準備開始が基本」です！
（＊基本、開催場所の予約開始日がベース）

企画内容、講師、場所選定はどうしても都合が絡むし、
希望の場所を確保するには
予約開始の初日に狙った方がいい。

場所や大人数が入る場所によっては
１年以上前から予約開始する場所もある。

そして、ある程度固まったところで、
集客フェーズは３ヶ月前からである。
（＊少人数開催の場合は柔軟に）

時々、
ギリギリになって場所確保や準備など
慌てて行う主催者（団体）がある。

これって、思う通りに取れないどころか、
あらゆるタスクに歪みが生じ、
集客も思うようにいかず、
最悪の場合、スタッフに余計な負担がかかる。

オンライン配信対応やっていて、
講演会規模で準備時間45分というケースも
実際にあったが、これって超危険である！

何度も口酸っぱく
「１時間半以上準備時間が必要！」と訴えるも、
まったく本意を理解してない。
予約が取れなかったことを言い訳に使って。

取れなかったのは
予約するアクションが遅かったからであり、
もっと遡ると企画立案段階が遅かっただけ。

もっと前から動いてたら十分に問題回避できる。

違うたとえでいうなら、
早朝の交通渋滞を知ってるはずなのに、
わざわざ渋滞の時間に移動開始して
「遅い」と文句言ってるのと同じ。

一方、あるイベントは、
１年以上前から日程を決め、
場所も確保。

準備も前日に入って設営し、
当日朝にスタートとスムーズな流れで、
余計な負担がなく動いたこともある。

元防衛庁事務官だったが、
当時命令文書を作成する際、
必ず数ヶ月前から関係部署に調整して
作成起案するのが基本。

いつ、どこで、何を、どういう準備、
誰が指揮する、何名の作業員必要
食事、安全管理など・・・

これらの下準備ができたところで
初めて成り立つもの。

さらには、
当日、ある程度までの状況変動に耐えられる。
（180度方針転換は流石にまずいけど）

大規模イベントは企画立案時点で
成否が決まると言っても過言ではない。

なので、開催する時は用意周到に行う！

段取り八分と言われるがこれホンマです！

これが本当の事前準備といいます＾＾

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（発信の考え方と諸注意）

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